Gestion budgétaire des ventes

Le budget des ventes constitue la première étape dans le processus d’élaboration des budgets de l’entreprise, en effet c’est le budget des ventes qui commande le budget de la production, et par celui des approvisionnements des investissements et frais généraux.

A cet effet la gestion budgétaire est définie comme  «un chiffrage en volume permettant de situer le niveau d’activité des services commerciaux et un chiffrage en valeur des recettes permettant de déterminer les ressources de l’entreprise. »

La connaissance des ventes futures conditionne les budgets avals tels que la production, les approvisionnements et l’équilibre financier de l’entreprise.

Les prévisions de vente dépendent à la fois des données du passé (évolution des ventes dans le passé) et des projections futures quant à l’évolution de la demande.

Selon Fayol, la prévision pour l’entreprise est un compromis entre ce qu’elle veut et ce qu’elle peut. Il s’agit aussi de déterminer un volume de ventes optimal dans le contexte interne et externe de l’Entreprise.

Les méthodes de prévision :

Trois types de méthode présentés par J.Meyer dans « le contrôle de gestion » :

La méthode qualitative :

Elle consiste à demander aux cadres supérieurs de l’entreprise (jury d’opinions), aux vendeurs (Questionnaires), et aux clients (Etude de marché) leurs avis sur les ventes à venir.

·        Les Jurys d’opinions :

Il s »agit d’obtenir de la direction d’une entreprise son avis sur l’évolution du chiffre d’affaire.

Les participants auront auparavant été alimentée en données sur le passé (statistiques, évolution du marché).

·        Les questionnaires

On demande à la force de vente (représentants, franchisés, concessionnaires, agents…) par questionnaire une estimation des ventes futures.

·        Les études de marché :

Ces études partent du présent pour extrapoler l’avenir. Elles comportent en général plusieurs phases :

1.    détermination du marché potentiel

2.    détermination de la part de marché de l’Entreprise

3.    entretiens libre avec un panel de consommateurs

4.    sondages

Les méthodes causales :

Ces méthodes mettent en jeu des facteurs ayant des liens de « cause à effet » avec les ventes.

        La corrélation :

            On établit une corrélation entre des ventes Y et au facteur X tel que

                        Y=F(X)

Exemple:

Plus |r| en valeur absolue  tend vers 1, plus la corrélation est forte. Dans ce cas précis, on peut donc dire que la corrélation est très forte.

On peut écrire l’équation de corrélation, comme suit :

Y =  ∑XiYi  ∕ ∑Xi² X

ÿ(corrigés) = 2,35x – 1,15

  Dans plusieurs cas, on peut lier les ventes y, à plusieurs facteurs déterminants (Xa,Xb,Xc…): Y = F(Xa,Xb,Xc…)

Les méthodes quantitatives :

Elles sont fondées sur  l’étude des séries chronologique. Cette méthode sert à les traiter mathématiquement pour corriger les variations saisonnières.

Une série chronologique est une série statistique représentant l’évolution d’une variable économique (ici les ventes) en fonction du temps.

a- composantes d’une série chronologique :

·        La tendance à long terme ou Trend noté T ; il exprime la tendance du phénomène à long terme.

·        Le mouvement cyclique noté C ; il exprime les fluctuations liées à la succession des phases des cycles économiques ou conjoncture Il est fréquemment regroupé avec le trend dans un mouvement global qualifié d’extra-saisonnier et noté C .

·        Les variations saisonnières, notées S. Ce sont des fluctuations périodiques qui se superposent au mouvement cyclique et dont les causes sont multiples : congés annuels, phénomènes de mode de vie, facteurs climatiques . Elles obligent au calcul de coefficients saisonniers.

·        Les variations résiduelles ou accidentelles notées E. Ce sont des variations de faible amplitude imprévisibles telles que des grèves, des accidents …

Ces composantes peuvent être organisées selon deux modèles :

- Un modèle additif yi = Ci + Si + Ei , cela suppose une indépendance des différentes composantes entre elles .

- Un modèle multiplicatif yi = Ci (1 + Si ) ( 1 + Ei ) , dans ce cas le mouvement saisonnier est considéré comme proportionnel au mouvement extra saisonnier, et les aléas proportionnels aux deux mouvements précédents.

b – Méthodes de calcul des coefficients saisonniers :( la méthode des rapports au trend).

Cette méthode consiste à :

·        Déterminer la droite des moindres carrés qui ajuste la série chronologique.

·        Calculer les valeurs ajustées y’i grâce à l’équation précédente.

·        Faire le rapport entre la valeur yi réellement observée et la valeur y’i ajustée et ce, pour chaque observation.

Prendre pour chaque période (mois ou trimestre), le rapport moyen qui sera considéré comme le coefficient saisonnier de la période

c- prévision des ventes :

La prévision qui peut être faite est fondée d'une part, sur l'hypothèse que les années à venir connaîtront la même tendance générale que les années passées ; et d'autre part, sur un calcul correct des coefficients saisonniers mensuels.

Méthodologie :

- L'équation générale du mouvement extra saisonnier est utilisée pour prévoir la tendance à long terme des quatre prochains trimestres. L'équation est y'= 35,5882x + 1066,25. Dans notre exemple, les valeurs de y' seront calculées pour x égal à 17,18,19 et 20.

- Des coefficients saisonniers sont appliqués aux valeurs trouvées pour tenir compte des fluctuations saisonnières.

La budgétisation des ventes :

1- Procédures d'élaboration des budgets commerciaux :

Le travail de prévision permet la connaissance des possibilités commerciales de l'entreprise et la fixation des objectifs aux services commerciaux.

La prévision retenue, souvent sous deux hypothèses, une hausse et une basse permet à la direction commerciale de définir les moyens à mettre en oeuvre pour réaliser ces objectifs.

Elle définit ainsi les variables d'action qui seront la base d'un plan d'action commercial.

Les principales variables d'action sont :

- les tarifs pratiqués,

- les ristournes à consentir,

- les actions de promotion,

- les choix de distribution,

- les effectifs de la force de vente.

Le plan d'action doit faire l'objet d'un pré chiffrage acceptable dans la mesure où il engendre

la consommation des ressources.

2- Les différents budgets des services commerciaux :

a- Le budget principal des ventes :

Ce budget constitue l'expression chiffrée des ventes de l'entreprise par type de produits, en quantité et prix.

Il est souvent utile d'obtenir les prévisions par rapport à plusieurs critères (temps, zones

géographiques, clientèle …etc ).

b- Le budget des frais commerciaux :

Il faudrait établir un budget des frais commerciaux qui comprennent en général :

- la force de vente

- la publicité et la promotion des marques

- l'administration de la force commerciale,

- les transports et la logistique de distribution,

- le conditionnement …etc.

Ces budgets établis en fin de l'année N serviront de référence tout au long de l'année

N+1. Les réalisations de l'entreprise y seront régulièrement confrontées pour le calcul et

l'analyse des écarts et pour la mise en oeuvre des actions correctives pour une meilleure

gestion de l'entreprise.

 L'analyse de l'écart sur chiffre d'affaire :

L'écart total sur C.A. (E/CA):

E/CA = CA réel - CA budgété

E/CA = CA réel - CA budgété

= 1126000 - 1095000 = 31000 (favorable).

Un chiffre d'affaire est constitué de deux composantes : prix et quantité dont les influences doivent être analysées, c'est l'objet de la décomposition de premier niveau.

Décomposition en deux sous écarts :

L'écart global peut être divisé en :

· Ecart sur prix = (prix réel - prix budgété) * Quantité réelle.

· E/ Volume = (Quantité réelle - Quantité budgété)*Prix budgété.

L'écart sur volume regroupe deux aspects dont l'évolution peut être contradictoire : l'augmentation des ventes peut provenir d'une meilleure implantation sur le marché mais elle peut être réalisée sans respecter la composition des ventes prévues. D'où la nécessité de décomposer l'écart sur volume.

Décomposition de l'écart sur volume :

· E/volume global = (Qté totales réelle - Qté budgétée ) * Prix moyen budgété.

Exemple : le prix moyen budgété = CA budgété / Qté totale budgétée soit : 147,9729.

E/volume global = (8500 - 7400)* 147,97 = +162 767 Favorable.

· E/composition des ventes = (prix moyen préétabli - prix moyen budgété)*Qté totale réelle.

Exemple : calcul du CA préétabli (multiplication par famille de produits des qté vendues par le prix prévu dans le budget) = (2500*150)+(5000*100)+(800*250)+(200*4000)=1155000 pour 8500 produits vendus, soit un prix moyen préétabli de 135,8823.

E/composition de ventes = (135,88-147,97)*8500= -102765 Défavorable.

D'où E/volume=E/vol. global + E/composition des ventes.

Intérêt des calculs :

La possibilité d'un calcul précoce par rapport aux réalisations permet d'avoir une vision partielle de la qualité de gestion des services commerciaux et peut autoriser des actions correctives très rapides surtout en cas de dérapages sur les prix ou de non respect des composition des ventes prévues 
Exercices : Cas d'application Albert Bourodeur : commentaires de prévisions
                     Cas d"application Belle Ménagère : La méthode des moindres carrés 
                      Corrélation et régression