RÔLE DU SYSTÈME D'INFORMATION DE GESTION DANS LES ENTREPRISES

Le rôle des systèmes d’information de gestion est décrit en ce qui concerne sa capacité à prendre des décisions. C'est un système informatique qui fournit à la direction et aux autres membres du personnel d'une organisation des informations à jour sur les performances de celle-ci. Par exemple, inventaire actuel et ventes. Il est généralement lié à un réseau informatique, créé en réunissant différents ordinateurs afin de partager des données et des ressources. Le système d’information de gestion (SIG) concerne essentiellement le traitement de l’information, qui est ensuite communiquée aux divers départements dans le cadre d’une prise de décision appropriée. Avec la croissance des données, le traitement de l’information est directement lié à la croissance des organisations qui composent la société en général. Il est donc devenu important pour l’organisation de gérer ou de traiter ses informations de manière plus efficace. SIG aide l'organisation à accéder à ses informations critiques. SIG fournit les informations nécessaires à la gestion efficace des organisations.

Au cours de la croissance d'un environnement mondial concurrentiel, la plupart des organisations subissent une pression considérable pour rendre leurs processus opérationnels, tactiques et stratégiques plus efficaces. Un système d'information (SI) est un groupe de composants pouvant augmenter la compétitivité et obtenir de meilleures informations pour la prise de décision. C’est pourquoi diverses organisations ont choisi d’appliquer ce groupe de composants à leurs associations (Spalding, 1998).

Par conséquent, les organisations décident de mettre en œuvre un système d’information afin d’améliorer leur efficacité et leur efficience. Les systèmes d'information sont devenus une fonction majeure de l'administration des entreprises. Les systèmes, de nos jours, jouent un rôle vital dans les activités de commerce électronique , la collaboration et la gestion d’entreprise, et le succès stratégique de l’entreprise (Hevner et al., 2004).

Selon Ein-Dor et Segev (1978), un SI devient un système d'information de gestion (SIG) lorsqu'il est appliqué pour améliorer la gestion par les directeurs de l'organisation. Ce système peut augmenter les performances de la gestion. SIG est un ensemble de ressources humaines, d’outils, de procédures et de logiciels permettant d’exécuter diverses tâches à différents niveaux de l’organisation (Tripathi, 2011). Ce système comporte trois niveaux de base: opérationnel, intermédiaire et supérieur, où les informations sont transmises de bas en haut (Tripathi, 2011). De plus, les SIG constituent l’une des fonctions importantes de la direction, qui joue un rôle important en fournissant les informations nécessaires à la prise de décisions cruciales qui affectent directement les performances de l’organisation (Murthy, 2006).

L'ajout de la technologie de l'information au secteur des ressources humaines a révolutionné le lieu de travail contemporain. Les professionnels des ressources humaines ont désormais une capacité accrue non seulement pour recueillir des informations, mais également pour les stocker et les récupérer rapidement et efficacement. Cela a non seulement accru l'efficacité de l'organisation, mais également l'efficacité des fonctions de gestion. Le XXIe siècle est qualifié de siècle de la connaissance (Chin-Loy et Mujtaba, 2007)

CONCEPTS DE SYSTÈME D'INFORMATION DE GESTION 

 Les SIG ont été compris et décrits de différentes manières. Il est également connu sous le nom de Système d'information, Système d'information et de décision, Système d'information informatisé (Tripathi 2011). Le SIG a plus d'une définition, dont certaines sont données ci-dessous:

·       Le SIG est défini comme un système fournissant un support d’information pour la prise de décision au sein de l’organisation. Le SIG se définit comme un système intégré d’homme et de machine pour fournir les informations nécessaires à la prise en charge des opérations, de la gestion et de la fonction de prise de décision dans l'organisation

·       Le SIG est défini comme un système basé sur la base de données de l'organisation développée dans le but de fournir des informations aux personnes de l'organisation.

·       Le SIG est défini comme un système d’information sur ordinateur.

INFORMATIONS REQUISES AUX ORGANISATIONS COMMERCIALES MODERNES.

Le système d’information produit des informations répondant aux besoins des sous-systèmes de gestion et d’exploitation, ainsi qu’aux besoins des parties externes à l’organisation. Ces informations reflètent les activités internes de l'organisation, les actions concurrentielles, les intérêts environnementaux et sociologiques ainsi que les tendances politiques et financières. Cela doit représenter ce qui est arrivé, ce qui se passe et peut-être le plus important, ce qui va arriver. Cette obligation d'information existe avec une égale importance dans l'industrie privée, les établissements d'enseignement, les organisations gouvernementales et d'autres organisations.

La croissance du traitement des données et de l’information est directement liée à la croissance des organisations qui composent la société en général. Il est donc devenu important pour l’organisation de gérer ou de traiter ses informations de manière plus efficace. SIG aide l'organisation à accéder à ses informations critiques.

OBJECTIFS DU SIG

Les objectifs du SIG sont les suivants:

·       Donner un aperçu des besoins d’information des organisations.

·       Analyser le rôle de la direction et sa dépendance à l'information.

·       Discuter du rôle de l'information dans le processus de prise de décision.

·       Identifier le besoin d'informations dans les opérations quotidiennes de l'organisation.

PROCESSUS D'ORGANISATION ET STRUCTURES

Il est pertinent de mentionner à ce stade que les activités du système d’information se déroulent au sein de la structure organisationnelle et que le SIG cherche à servir les objectifs de l’organisation. Par conséquent, il est important que les spécialistes de l'information aient une connaissance pratique de ce que sont les organisations, leurs structures et les facteurs qui influent sur leurs méthodes et ses opérations. Il n’existe pas de définition universellement acceptée d’une organisation, mais Kempner (1976) est très intéressante. Il déclare qu’une organisation est un ensemble de manières par lesquelles un grand nombre de personnes s’engagent dans une complexité de tâches et se relient les unes aux autres dans l’établissement conscient et systématique et la réalisation d’objectifs convenus d’un commun accord.

L'organisation formelle est représentée par l'organigramme et par les normes et procédures officielles, tandis que l'organisation informelle est l'interaction sociale entre les membres de l'organisation, leur comportement et leurs relations et toutes les méthodes non standards de conduite des opérations.

Le développement d’un SIG efficace dépend de la reconnaissance de l’organisation au sein d’une organisation parce que les relations décrites dans les organigrammes formels ne sont pas toujours les relations clés et que les personnes ont le moyen de modifier les procédures officielles normalisées: «réduire les formalités administratives» et «vaincre la bureaucratie» sont des expressions couramment utilisées pour décrire ce processus. Il est donc important que les concepteurs de systèmes d’information soient conscients de diverses influences sur la conception organisationnelle.

TYPES DE SYSTÈMES DE GESTION DE L'INFORMATION

Il existe de nombreux types de systèmes de gestion de l'information sur le marché qui offrent un large éventail d'avantages aux entreprises.

·       Les systèmes de traitement des transactions (STT) collectent et enregistrent les transactions quotidiennes d'une organisation. Ce système est principalement utilisé à un niveau de gestion inférieur. Les systèmes d’information de gestion (SIG) produisent des rapports fixes et planifiés régulièrement à partir de données extraites et résumées des systèmes de traitement des transactions sous-jacents de la société (STT) aident les gestionnaires des niveaux intermédiaire et opérationnel à apporter des réponses aux problèmes de décision structurés et semi-structurés

·       Les systèmes d'aide à la décision (SAD) sont principalement des applications informatiques utilisées par les cadres moyens pour compiler des informations provenant d'un large éventail de sources afin de résoudre des problèmes et de prendre des décisions. Ces décisions sont prises par les cadres supérieurs de la direction.

·       Systèmes de soutien exécutif (SSE) est un outil de reporting qui offre un accès rapide à des rapports résumés provenant de tous les niveaux de l'organisation et des services tels que la comptabilité, les ressources humaines et les opérations. Ce système fournit des informations critiques dans un large éventail de sources internes et externes et constitue le moyen le plus simple d'utiliser l'affichage pour le gestionnaire et les cadres.

·       Le système de gestion des connaissances (STC) est un système d’information basé sur les connaissances qui permet de soutenir la création, l’organisation et la diffusion des connaissances métiers aux employés et aux responsables de l’ensemble de la société.

·       Le système d’information stratégique (SIS) applique la technologie de l’information (TI) aux produits, services et processus d’entreprise de la société pour aider celle-ci à acquérir un avantage stratégique sur la concurrence.

·       Système d'entreprise fonctionnel (SEF), il se concentre sur les applications opérationnelles et de gestion à l'appui des fonctions de l'entreprise telles que la comptabilité et le marketing, etc.

OPPORTUNITÉS DE MISE EN ŒUVRE DU SYSTÈME D’INFORMATION DE GESTION

Les entreprises modernes ne peuvent tout simplement pas rivaliser sans la puissance des systèmes d’information de gestion. La nature dynamique de notre environnement commercial actuel exige que tous les domaines d'activité, notamment la comptabilité, les finances, la gestion et les ressources humaines, forcent le pouvoir des systèmes d'information à fonctionner efficacement. Par conséquent, la capacité de concevoir et de mettre en œuvre avec succès des systèmes d’information de gestion est devenue une pierre angulaire dans la plupart des pays. Les SIG jouent donc un rôle hautement stratégique dans toutes les entreprises grâce à l’intégration des ressources humaines, des processus et des technologies de l’information.

DEFIS DE L'UTILISATION DU SYSTEME D'INFORMATION DE GESTION

Les entreprises ont toujours besoin de différents types de systèmes d’information prenant en charge différents niveaux d’organisation, fonctions et processus métier. Elles ont de plus en plus besoin de systèmes offrant une combinaison à l’échelle de l’entreprise. Ces besoins créent à la fois des opportunités et des défis. Une société est confrontée à différents types de problèmes après le système d’information applicable,

·       Le développement d'un nouveau système d'information informatisé est un problème pour l'organisation en raison du facteur coût et il crée des problèmes, car avec le changement d'heure, il est nécessaire de mettre à jour le système d'information. Les employés doivent également être au courant de tous les changements sur les sites Web des entreprises.

·       Les employés doivent avoir la capacité d'apprendre le système d'information dans un environnement concurrentiel et commercial en mutation; sinon, il sera difficile pour l'organisation de rester sur le marché

·       Parfois, un problème survient en raison d'un crash du serveur et du site Web. Quelque temps, cela entraîne la perte d'informations et la résistance accrue des employés à adopter les systèmes d'information pose également un problème. Lorsqu'une nouvelle technologie est introduite, les employés y résistent

Enfin , on peut en conclure que le système d’information de gestion est un élément important des organisations commerciales, qui fournit des informations précises et en temps voulu aux chefs d’entreprise et les aide à prendre des décisions appropriées. Avec le changement de gestion de la technologie, un nouveau logiciel est maintenant utilisé dans les systèmes d’information qui permettent une fourniture rapide et rapide des informations. Mais les systèmes d’information doivent faire face à des défis tels que les coûts de mise en œuvre, la résistance des employés au changement, les problèmes de crash de serveur et l’apprentissage de nouveaux problèmes de système et d’informations actualisées, etc. Pour que le système d’information soit un succès, il est suggéré qu’une planification appropriée soit très importante dans tout système d’information car, sans planification, rien n’est possible. L'harmonie du projet est nécessaire et l'uniformité de l'organisation est également requise.